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6 dicas para não errar nos emails corporativos

Ainda que as redes sociais e o WhatsApp já façam parte da comunicação entre chefes e colegas de trabalho, o email continua sendo o principal meio. No entanto, o modo de escrita informal adquirido na internet acaba migrando para o dia a dia e muitos profissionais o utilizam nas trocas de mensagens corporativas, podendo comprometer a imagem destes colaboradores.

Para evitar erros e manter uma comunicação adequada nos emails corporativos, listamos seis dicas:

1- Linguagem correta

Entre os colegas de trabalho não é necessário usar uma linguagem muito formal. Mas, o tratamento com algumas autoridades exige protocolo. De qualquer forma, nos dois casos é imprescindível utilizar a norma culta do português, sem gírias ou abreviações e uso correto da ortografia.

Também é preciso ser educado, começando a mensagem com um “olá” ou “boa tarde”. Para encerrar, “atenciosamente”, “até breve” ou mesmo um “abraço”. Evite mandar “beijos”, principalmente para alguém do sexo oposto, o que pode soar estranho.

2- Seja breve

É necessário ser objetivo, a começar pelo assunto, usando poucas palavras que resumam a mensagem. O mesmo vale para o corpo do email, que deve esclarecer a ideia logo nas primeiras linhas. E, caso a questão seja muito complexa, é melhor fazer um contato telefônico, para que a mensagem escrita não fique longa e confusa.

3- Resposta rápida

O email tem se tornado uma ferramenta de comunicação rápida, principalmente por causa dos smartphones. Por isso, é indelicado demorar muito tempo para responder uma mensagem, com exceção nos feriados e finais de semana sem expediente. Mesmo que não tenha uma posição sobre o assunto, responda logo que está buscando uma solução.

4- Atenção aos destinatários

Para evitar equívocos, coloque o email do destinatário apenas quando revisar a mensagem, para evitar o risco de enviá-la sem querer. Se precisar mandar para muitos destinatários, inclua os endereços em ordem alfabética ou em nível hierárquico. Outro ponto é atentar-se às mensagens anexas nos emails encaminhados.

5- Revisão dupla

Antes de enviar a mensagem, revise seu email desde o destinatário selecionado, até a grafia e concordância das palavras. Use uma fonte simples, letras minúsculas e cor sóbria. Quando escrevemos um texto com todas as letras maiúsculas, parece que estamos gritando. Caso precise destacar alguma palavra, prefira usar o negrito ou itálico.

6- Seja Profissional

Email corporativo deve ser usado apenas para assuntos profissionais. Vincular uma mensagem pessoal com o remetente do trabalho pode prejudicar o funcionário. A maioria das empresas tem acesso às mensagens enviadas pelo seu servidor, por isso, use o próprio email para assuntos pessoais.

Com informações do jornal Gazeta do Povo

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