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Organize sua caixa de email e otimize o tempo no trabalho

O email é a plataforma digital onde as mensagens pessoais e profissionais mais importantes estão guardadas. E para que seja possível encontrar rapidamente as informações desejadas, é fundamental que a caixa de entrada esteja sempre organizada. Caso contrário, terá muito lixo virtual dificultando a visualização de oportunidades e ocupando o espaço que lhe resta.

Embora seja ignorada pela maioria das pessoas, a organização da caixa de email é a chave para a eficiência e produtividade no dia a dia. É comum que profissionais recebam cerca de 50 mensagens por dia. Sem disciplina, muita gente acaba se perdendo e deixa de responder assuntos importantes ou até apagando informações relevantes.

Com gerenciamento bem feito, o profissional otimiza o tempo e consegue desenvolver outras tarefas mais calmamente. Para isso, preste atenção nestas dicas sobre como organizar melhor sua caixa de email:

1-Mude a forma de checagem de emails

Parar as tarefas para olhar a caixa de email o tempo todo nos distrai para realizar trabalhos que demandam mais atenção. Para que isto não aconteça, estabeleça intervalos para verificar sua caixa de entrada. Caso alguém precise falar com você urgentemente, oriente que faça contato por telefone.

2- Estabeleça um método

Vale a pena investir seu tempo e responder emails imediatamente quando a tarefa não dura mais que dois minutos. Por outro lado, se as mensagens forem longas e complexas, é aconselhável reservar uma parte do seu dia só para isto.

Para não perder muito tempo, sempre verifique o destinatário. Se seu nome estiver em cópia apenas para tomar ciência do assunto, guarde-o em uma pasta específica para ler depois e dê prioridade aos que são enviados diretamente para você.

3- Elimine cópia aberta

Quando enviamos cópia aberta para muitas pessoas, recebemos uma enxurrada de respostas que, muitas vezes, não nos são direcionadas. Se for necessário que os destinatários saibam quem é copiado, coloque apenas estes nomes visíveis.

4- Caixa de entrada vazia

Soa estranho, mas manter a caixa de entrada vazia é a melhor maneira de visualizar novos emails. Separe os temas por pastas e, à medida que receber suas mensagens, guarde cada uma em seu respectivo lugar.

5- Programe para que mensagens sejam armazenadas em pastas

Muitas contas permitem a criação de pastas para armazenamento ou de marcadores para classificação das mensagens. Você pode criar categorias como “pendentes”, “projeto X”, “resolvidos”, etc., para se organizar e esvaziar a caixa de entrada. Apague mensagens inúteis, spams e emails que você não precisa guardar.

Tanto o Outlook quanto o Gmail permitem que você utilize um dispositivo para encaminhar mensagens diretamente para suas devidas pastas sem que elas sequer cheguem na caixa de entrada.

6- Redirecione emails menos importantes para outra conta

Evite cadastrar seu email profissional em lojas, newsletters ou sites de desconto para que não encham sua caixa desnecessariamente. Estas mensagens podem ser enviadas para uma conta pessoal, para que você possa vê-las em outro momento que não atrapalhe suas tarefas.

7- Crie respostas padronizadas

Se você recebe mensagens do mesmo assunto frequentemente, crie uma resposta padrão bem informativa e guarde-a em uma pasta. Deste modo, da próxima vez que receber o email com a mesma questão, já terá uma resposta pronta e otimizará muito o seu tempo.

8- Diminua o número de emails recebidos

Se você é gestor, naturalmente recebe uma enxurrada de mensagens diariamente, mas você pode fazer com que este número diminua. Basta evitar enviar decisões práticas por email e comunique à sua equipe pessoalmente. Isso melhora as condições de trabalho e alivia a caixa de entrada.

Profissionais chegam a perder horas do dia respondendo emails quando não sabem administrar corretamente. Evite que isto aconteça com você. Fazendo um bom gerenciamento e seguindo estas dicas, você otimizará seu tempo no escritório e se tornará mais produtivo.

 Com informações do portal Neotriad

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