Profissionais com um currículo invejável, formação acadêmica exemplar e ampla experiência às vezes podem pecar em um aspecto importante para suas carreiras: a boa escrita. Seja para escrever relatórios, comunicados ou mesmo e-mails corriqueiros, alguns têm dificuldade em desempenhar estas ações básicas.
Uma frase mal construída num e-mail, com interpretação ambígua, mal pontuada ou com ortografia incorreta, pode ocasionar constrangimentos e exposição negativa de sua imagem profissional dentro da empresa onde trabalha.
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O uso do e-mail na vida profissional é importantíssimo, pois é através desta ferramenta que formalizamos questões, pautas de reunião, atas, etc. Enfim, trata-se de um documento que comprovará algum compromisso assumido. Portanto, fique atento a algumas dicas destacadas aqui para facilitar a sua escrita:
– Seja sério: como já foi dito, e-mails são documentos, desta forma, leve este trabalho a sério e tenha em mente que tudo o que for escrito neles estará oficializado e poderá ser até usado contra você em caso de algum desentendimento. Mas lembre-se: ser sério não significa ser antipático.
– Saudação: esteja atento à saudação utilizada para o seu destinatário. Caso seja um e-mail mais formal, utilize expressões como “prezado cliente” e “atenciosamente”. Se for mais informal, esteja livre para usar “bom dia”, “boa tarde”’, “olá”, expressões mais coloquiais. E não se esqueça: seja sempre educado!
– Revise: Verifique se a ortografia está correta e se o que você quis dizer com suas palavras está claro para que seus colegas ou superiores entendam sua mensagem.
– Letra: Não utilize caps lock, pois pode ser entendido como um grito para a pessoa que recebeu o e-mail. Se for necessário grifar alguma coisa, utilize o negrito ou itálico.
– Seja assertivo: seja direto, objetivo e o mais claro possível. Utilize frases curtas e seja simples, evitando o uso de palavras complicadas. Termine o e-mail utilizando uma frase que retome o objetivo do e-mail. Caso não tenha um prazo estipulado para o pedido, finalize com “aguardo o seu retorno” ou “aguardo suas considerações”.
(Com informações do Instituto Passadori)
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