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Artigo: 5 dicas para se organizar antes de sair de férias do trabalho

*Por Silvia Bez

Quando vamos sair de férias do trabalho, raramente pensamos como as coisas estarão quando retornamos às atividades. No entanto, imagine o quão desagradável será encontrar assuntos pendentes e situações que poderiam ter sido resolvidas previamente.

Para que você não tenha transtornos na sua volta, sugiro algumas dicas para deixar suas tarefas em ordem e ter um retorno muito mais agradável. E, claro, bem menos estressante!

1- Faça uma faxina nas gavetas

Tire tudo de dentro das gavetas e jogue fora os papéis que não têm mais utilidade, as canetas estragadas, etc. Arquive os documentos importantes e separe o que ficará pendente para a volta. Se você costuma guardar lanches, não se esqueça de levá-los para casa, evitando que percam a validade.

2- Resolva os assuntos pendentes

Isso inclui, especialmente, os e-mails que estão sem resposta. Esvazie sua caixa de entrada. Aproveite e ative a resposta automática do e-mail comunicando o período em que ficará fora e os contatos do seu(s) substituto(s).

3- Oriente seu(s) substituto(s) sobre como desenvolver as atividades

Crie um roteiro explicativo sobre suas tarefas. Isso facilitará muito para a pessoa que ficará no seu lugar. Deixe anotado também contatos importantes com quem você fala no dia a dia, caso ela precise entrar em contato.

4- Anote todas as suas senhas (e guarde em um local seguro)

Pode parecer bobagem, mas muitas pessoas não se lembram das senhas de acesso ao computador, rede e emails quando retornam das férias. É bom sempre tê-las anotadas.

5- Faça um backup dos arquivos do seu computador

Pode ser que a pessoa que te substitua, sem querer, apague algum arquivo. Por isso, tenha seguro seus documentos para que não perca nada importante.

Assim, com organização, você sairá mais tranquila para as férias e terá um retorno mais tranquilo ao trabalho.

*Silvia Bez é palestrante motivacional, especialista em vendas e marketing pessoal, além de Master Coach. Em seu trabalho, sempre foca o lado humanista. Formada pela Sociedade Latino Americana de Coaching e pela IAC (International Association of Coaching), é autora dos livros “Paixão em Vender – 5 Segredos do Vencedor”, “7 passos para se apaixonar pelo que faz” e “5 Passos para fortalecer sua Memória”. Site: www.silviabez.com.br

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Juliana Fernandes – RZT Comunicação
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Organize sua caixa de email e otimize o tempo no trabalho

O email é a plataforma digital onde as mensagens pessoais e profissionais mais importantes estão guardadas. E para que seja possível encontrar rapidamente as informações desejadas, é fundamental que a caixa de entrada esteja sempre organizada. Caso contrário, terá muito lixo virtual dificultando a visualização de oportunidades e ocupando o espaço que lhe resta.

Embora seja ignorada pela maioria das pessoas, a organização da caixa de email é a chave para a eficiência e produtividade no dia a dia. É comum que profissionais recebam cerca de 50 mensagens por dia. Sem disciplina, muita gente acaba se perdendo e deixa de responder assuntos importantes ou até apagando informações relevantes.

Com gerenciamento bem feito, o profissional otimiza o tempo e consegue desenvolver outras tarefas mais calmamente. Para isso, preste atenção nestas dicas sobre como organizar melhor sua caixa de email:

1-Mude a forma de checagem de emails

Parar as tarefas para olhar a caixa de email o tempo todo nos distrai para realizar trabalhos que demandam mais atenção. Para que isto não aconteça, estabeleça intervalos para verificar sua caixa de entrada. Caso alguém precise falar com você urgentemente, oriente que faça contato por telefone.

2- Estabeleça um método

Vale a pena investir seu tempo e responder emails imediatamente quando a tarefa não dura mais que dois minutos. Por outro lado, se as mensagens forem longas e complexas, é aconselhável reservar uma parte do seu dia só para isto.

Para não perder muito tempo, sempre verifique o destinatário. Se seu nome estiver em cópia apenas para tomar ciência do assunto, guarde-o em uma pasta específica para ler depois e dê prioridade aos que são enviados diretamente para você.

3- Elimine cópia aberta

Quando enviamos cópia aberta para muitas pessoas, recebemos uma enxurrada de respostas que, muitas vezes, não nos são direcionadas. Se for necessário que os destinatários saibam quem é copiado, coloque apenas estes nomes visíveis.

4- Caixa de entrada vazia

Soa estranho, mas manter a caixa de entrada vazia é a melhor maneira de visualizar novos emails. Separe os temas por pastas e, à medida que receber suas mensagens, guarde cada uma em seu respectivo lugar.

5- Programe para que mensagens sejam armazenadas em pastas

Muitas contas permitem a criação de pastas para armazenamento ou de marcadores para classificação das mensagens. Você pode criar categorias como “pendentes”, “projeto X”, “resolvidos”, etc., para se organizar e esvaziar a caixa de entrada. Apague mensagens inúteis, spams e emails que você não precisa guardar.

Tanto o Outlook quanto o Gmail permitem que você utilize um dispositivo para encaminhar mensagens diretamente para suas devidas pastas sem que elas sequer cheguem na caixa de entrada.

6- Redirecione emails menos importantes para outra conta

Evite cadastrar seu email profissional em lojas, newsletters ou sites de desconto para que não encham sua caixa desnecessariamente. Estas mensagens podem ser enviadas para uma conta pessoal, para que você possa vê-las em outro momento que não atrapalhe suas tarefas.

7- Crie respostas padronizadas

Se você recebe mensagens do mesmo assunto frequentemente, crie uma resposta padrão bem informativa e guarde-a em uma pasta. Deste modo, da próxima vez que receber o email com a mesma questão, já terá uma resposta pronta e otimizará muito o seu tempo.

8- Diminua o número de emails recebidos

Se você é gestor, naturalmente recebe uma enxurrada de mensagens diariamente, mas você pode fazer com que este número diminua. Basta evitar enviar decisões práticas por email e comunique à sua equipe pessoalmente. Isso melhora as condições de trabalho e alivia a caixa de entrada.

Profissionais chegam a perder horas do dia respondendo emails quando não sabem administrar corretamente. Evite que isto aconteça com você. Fazendo um bom gerenciamento e seguindo estas dicas, você otimizará seu tempo no escritório e se tornará mais produtivo.

 Com informações do portal Neotriad

Artigo: Clima de Dia dos Pais deve se estender durante o ano, mas exige dedicação e organização

*Por Bibianna Teodori

O Dia dos Pais é sempre uma data aguardada e celebrada. É uma oportunidade para reunir a família ou simplesmente para que pais e filhos fiquem realmente juntos por alguns momentos, seja brincando, conversando, se curtindo.

Mas e nos outros 364 dias do ano? Como é essa relação? Como é a rotina? Normalmente o que vemos são pais com o dia a dia estressante, com muitas cobranças no trabalho, sem muito tempo para se dedicarem aos filhos. E é aí que entra a importância da organização do tempo, para garantir qualidade no lado pessoal e profissional.

O equilíbrio entre a carreira e a vida em família é qualitativo. Não adianta um pai dedicar um final de semana aos filhos se, durante o sábado e o domingo, ele não sai do celular e do computador. É fundamental que aquele tempo seja exclusivo, até para proporcionar experiências marcantes. Qualidade é melhor que quantidade!

Obviamente todos nós temos problemas no dia a dia, mas é necessário priorizar necessidades, planejar ações e ter consciência real de nossa autonomia de tempo. Os pais não podem permitir que esse importante papel, de herói de seus filhos, seja engolido por outras forças externas.

Como diz a música “Há tempos”, de Renato Russo, “disciplina é liberdade”. E é justamente isso. Com disciplina, é possível fazer as coisas que mais importam. É possível vivenciar, durante todo o ano, o clima de Dia dos Pais.

* Bibianna Teodori é Executive e Master Coach, idealizadora e fundadora da Positive Transformation Coaching. Autora do livro “Coaching para pais e mães – Saiba como fazer a diferença no desenvolvimento de seus filhos” e coautora de “Coaching na Prática – Como o Coaching pode contribuir em todas as áreas da sua vida”.

Sobre Bibianna Teodori

É Executive e Master Coach, idealizadora e fundadora da Positive Transformation Coaching. Autora do livro “Coaching para pais e mães – Saiba como fazer a diferença no desenvolvimento de seus filhos” e coautora de “Coaching na Prática – Como o Coaching pode contribuir em todas as áreas da sua vida”.

Possui larga experiência organizacional e trabalhou por mais de 20 anos como executiva de empresas italianas nas áreas de RH, gestão de mudanças, venda & marketing, unindo competências de liderança e transformação pessoal para aumento de desempenho.

Além da formação na Sociedade Brasileira de Coaching, com certificação pela BCI Behavioral Coaching Institute e pelo ICC International Coaching Council, fez Soul Coaching pela Denise Linn. Tem ainda certificações em Assessments Training (Disc – Motivadores – Axiologia – Valores – Psicologia Positiva), Assessment Traninig (Success Tools), Assessment Training (Universidade Quantum) e especializações em coaching de liderança e aplicado a vendas. É também palestrante internacional.

www.bibiannateodoricoach.com.br

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